Manajemen Pergudangan

Gudang Pencarian dan Pertolongan adalah suatu bangunan ataulapangan terbuka yang digunakan untuk menyimpan barang-barang milik negara sesuai dengan tuntutan perlakuan barang yang bersangkutan, aman terhadap pencurian maupun kerusakan barang yang disimpan, dilengkapi dengan tata usaha pelaksana admnistrasi dan dikepalai oleh seorang kepala gudang.

(Peraturan Kepala Basarnas Nomor 8 tahun 2024) 

Pengelolaan Barang Milik Negara

Barang Milik Negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban anggaran pendapatan dan belanja negara atau berasal dari perolehan lainnya yang sah.

Asas pengelolaan Barang Milik Negara :

• Azas Fungsional
• Azas Kepastian Hukum
• Azas Transparansi (Keterbukaan)
• Efisiensi
• Akuntabilitas Publik
• Kepastian Nilai

Pengelola Barang Milik Negara

• Pemerintah Pusat

Menteri Keuangan selaku BUN adalah pengelola barang;

Menteri/Pimpinan Lembaga adalah Pengguna Barang;

Kepala Kantor adalah Kuasa Pengguna Barang.

• Pemerintah Daerah

Gubernur/Bupati/Walikota adalah pemegang kekuasaan pengelola barang milik daerah;

Sekertaris Daerah adalah pengelola barang milik daerah ;

Kepala kantor satuan kerja perangkat daerah adalah pengguna barang milik negara.

Siklus Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah 

1. Perencanaan dan Penganggaran
2. Perolehan lainnya
3. Penggunaan
4. Pemanfaatan
5. Pengamanan dan Pemeliharaan
6. Penilaian
7. Pemindahtanganan
8. Pemusnahan
9. Penghapusan
10. Penatausahaan
11. Pembinaan, Pengawasan dan Pengendalian

Klasifikasi Barang Milik Negara :

1. BMN berupa persediaan ( Aset Lancar )
2. BMN berupa aset tetap ( Belanja Modal )
3. BMN berupa aset tak berwujud (contohnya software)

Penata Usahaan Barang Milik Negara adalah rangkaian kegiatan yang meliputi pembukuan, inventarisasi dan pelaporan BMN.

 Ruang Lingkup Penata Usahaan BMN :

1. Pembukuan adalah Kegiatan pendaftaran dan pencatatan BMN ke dalam daftarbarang yang ada pada pengguna barang dan pengelola barang;

Transaksi tercatat dalam pembukuan BMN meliputi : 

1. Saldo awal

2. Perolehan

3. Perubahan

4. Penghapusan

1. Inventarisasi adalah Kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan BMN;
2. Pelaporan adalah Serangkaian kegiatan penyusunan dan penyampaian data dan informasi yang dilakukan oleh unit akuntansi.

Kapitalisasi Barang Milik Negara 

Nilai satuan minimum kapitalisasi Aset tetap :

1. Gedung dan Bangunan 25 Juta;
2. Peralatan dan Mesin serta Alat Olah Raga Juta;
3. Tanah, Jalan, Irigasi dan Jaringan, Koleksi Perpustakaan. Barang bercorak kesenian dan Konstruksi dalam pengerjaan .

Kondisi Barang Milik Negara yaitu :

1. Baik yaitu dalam keadaan utuh dan berfungsi dengan baik;
2. Rusak ringan yaitu dalam keadaan utuh tapi kurang berfungsi dengan baik;
3. Rusak berat adalah barang/peralatan itu tidak utih dan tidak berfungsi lagi atau memerlukan perbaikan besar/penggantian komponen utama sehingga tidak ekonomis lagi untuk dilakukan perbaikan/rehabilitasi.

Pelaporan Barang Milik Negara

Lingkup pelaporan Barang milik negara 

Tata Kelola Pergudang

Pengertian Gudang 

• Gudang adalah suatu Ruangan tidak bergerak, tertutup dan/atau terbuka, yang digunakan khusus sebagai tempat penyimpanan barang dagangan dan tidak untuk kebutuhan sendiri.

(Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 16/M-DAG/PER/3/2006)

• Gudang Pencarian dan Pertolongan adalah suatu bangunan ataulapangan terbuka yang digunakan untuk menyimpan barang-barang milik negara sesuai dengan tuntutan perlakuan barang yang bersangkutan, aman terhadap pencurian maupun kerusakan barang yang disimpan, dilengkapi dengan tata usaha pelaksana admnistrasi dan dikepalai oleh seorang kepala gudang.

(Peraturan Kepala Basarnas Nomor 8 tahun 2024) 

Tata cara pemilihan gudang :

• Kontruksi Bangunan (Pondasi Kuat, Lantai Tidak Lembab, Dinding Kuat, Atap Kuat, Berventilasi, Pencahayaan Cukup, Terlindung dari Sinar Matahari Langsung, Ada sekat untuk Office, Saluran Air yang baik)
• Akses Strategis (Memiliki Pintu Besar, Pintu Masuk dan KeluarBarang yang berbeda, Dekat atau ada jalur untuk menuju Jalan Raya)
• Kapasitas Yang Cukup (Ukuran Gudang yang Luas)

Denah sederhana gudang

Jenis-jenis Gudang 

Gudang sarana pencarian dan pertolongan terbagi menjadi dua menurut bentuk dan jenisnya :

1. Gudang menurut bentuknya

a. Gudang tertutup

b. Gudang terbuka

2. Gudang menurut sifat bangunannya

a. Gudang permanen

b. Gudang semi permanen

c. Gudang darurat (Peraturan Kepala Basarnas Nomor 8 tahun 2024)

Pemilihan Gudang

Pengelolaan dan Penyimpanan Barang dalam Gudang adalah Proses pengelolaan barang dalam gudang yaitu kegiatan yang dilakukan dalam penyimpanan material, pemberian identitas material, perawatan dan penanganan material.

• Pengelolaan barang dalam gudang dilakukan oleh petugas gudang dengan menggunakan beberapa dokumen pendukung.
• Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan :

1. Ukuran/dimensi barang. 

2. Berat/ringannya barang.

3. Jumlah/volume barang.

4. Sifat-sifat khusus barang (beracun, mudah pecah, mudah terbakar dll)

• Metode penyimpanan barang disesuaikan dengan kondisi dengan memperhatikan :

1. Denah atau tata ruang gudang.

2. Tata letak penempatan rak dan barang dalam rak.

3. Metode penanganan.

4. Alat kerja atau alat angkut.

Proses Pengelolaan dan Kedudukan Pengelola Gudang

Pengelolaan gudang sarana pencarian dan pertolongan meliputi:

a. penerimaan;

b. penyimpanan;

c. pendistribusian; dan

d. pencatatan barang.

Kedudukan Pengelola Gudang : 

Peralatan (Perlengkapan) yang ada di Gudang yaitu :

1. Alat Pengukur ( Timbangan, Penghitung, Meteran)

2. ToolKit (Tang, Obeng, Kunci Baut, Gunting, Sekop, dll)

3. Pemindah Barang (Forklif, Gerobak Sorong, Conveyor, dll)

4. Mesin Generator Listrik

5. Palet yang baik

6. Tool Wash (Ember, Selang, Ember, Gayung, dll)

7. Tool Clean (Sapu, Pel, Sikat,

8. Tool Office (Almari/Kabinet, ATK, Kalender, Meja, Kursi, dll)

9. APD (Masker, Helm, Sarung Tangan, Sepatu Safety, Baju Kerja)

10. Alat Pemadam Api dan Kotak P3K

Perawatan Alat-Alat Pergudangan 

Perawatan dan pemeliharaan gudang yang efektif adalah dengan:

• Kesesuaian luasan Gudang, Lahan Gudang, Bangunan Gudang, area Parkir alat berat dan kendaraan, alur pintu keluar masuk petugas gudang dan pintu keluar masuk barang wajib dipisahkan;

• Penataan jenis barang yang masuk sesuai dengan zona penyimpanan dan Kebutuhan keluar masuk barang yang urgent digunakan;

• Denah Gudang untuk memudahkan kode penataan posisi keluar masuk barang ;

• Melakukan Stock Opname Barang secara berkala untuk internal Gudang sebaiknya dilakukan setiap bulan;

• Melakukan Perawatan alat angkut dan alat pendukung pergudangan.

Kegiatan Penatausahaan Persediaan :

1. Pemeriksaan dan Penerimaan Persediaan
2. Pemeliharaan dan Pengamanan Persediaan
3. Penyaluran/pendistribusian persediaan
4. Stock Opname atau sering disebut juga dengan inventarisasi fisik Barang Persediaan adalah proses penghitungan fisik dan verifikasi stok barang atau aset perusahaan secara langsung. Proses stock opname menjadi kunci dalam mengoptimalkan BMN berupa Persediaan dan menjaga akurasi data stok
5. Penilaian Persediaan
6. Laporan Persediaan
7. Penghapusan Persediaan

Jenis – Jenis Barang Persediaan :

1. Barang Habis Pakai:

2.Barang Tak Habis Pakai:

3. Barang Bekas Pakai: