Tata Kelola Manajemen Pergudangan

standar penyimpanan dan standar pemeliharaan yang baik. Manajemen gudang sangat penting untuk menjaga ketersediaan stok dan pemanfaatan ruang, menjaga kualitas dan peforma peralatan, mematuhi dan mengoptimalkan proses penyimpanan termasuk pengambilan barang, pengepakan barang, dan pengiriman barang sangat penting untuk operasi gudang yang efisien.

Secara sederhana, manajemen logistic atau manajemen barang adalah proses mengelola aliran barang, informasi, dan sumber daya dari titik asal hingga barang  siap dipakai oleh pengguna. Tapi, jangan salah! Ini bukan sekadar soal mengangkut barang, lho. Manajemen logistik juga mencakup banyak hal mulai dari pengadaan, penyimpanan, distribusi, hingga pengelolaan inventaris.

Sasaran utama pengoperasian pergudangan adalah pemanfaatan ruang, tenaga kerja, dan peralatan yang efisien sekaligus memenuhi harapan pengguna barang. Sasaran ini sederhana tetapi jalan untuk mencapainya tidaklah mudah, memerlukan perencanaan yang rumit dan pelatihan pengelolaan manajemen pergudangan yang baik dan Kemampuan beradaptasi dengan perubahan yang sedang berlangsung.

TATA KELOLA PERGUDANGAN

Pengertian Gudang

• Gudang adalah suatu Ruangan tidak bergerak, tertutup dan/atau terbuka, yang digunakan khusus sebagai tempat penyimpanan barang dagangan dan tidak untuk kebutuhan sendiri. (Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 16/M-DAG/PER/3/2006)

• Gudang Pencarian dan Pertolongan adalah suatu bangunan atau

lapangan terbuka yang digunakan untuk menyimpan barang- barang milik negara sesuai dengan tuntutan perlakuan barang yang bersangkutan, aman terhadap pencurian maupun kerusakan barang yang disimpan, dilengkapi dengan tata usaha pelaksana admnistrasi dan dikepalai oleh seorang kepala gudang (Peraturan Kepala Basarnas Nomor 8 tahun 2023)

Jenis-jenis gudang

Gudang sarana pencarian dan pertolongan terbagi menjadi dua menurut

bentuk dan jenisnya :

1. Gudang menurut bentuknya

a. Gudang tertutup

b. Gudang terbuka

2. Gudang menurut sifat bangunannya

a. Gudang permanen

b. Gudang semi permanen

c. Gudang darurat

(Peraturan Kepala Basarnas Nomor 8 tahun 2023)

 

Pengelolaan dan Penyimpanan Barang Dalam Gudang Adalah Proses pengelolaan barang dalam gudang yaitu kegiatan yang dilakukan dalam penyimpanan material, pemberian identitas material, perawatan dan penanganan material.

Pengelolaan barang dalam gudang dilakukan oleh petugas gudang dengan menggunakan beberapa dokumen pendukung Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan :

1. Ukuran/dimensi barang.

2. Berat/ringannya barang.

3. Jumlah/volume barang.

4. Sifat-sifat khusus barang (beracun, mudah pecah, mudah terbakar dll)

Metode penyimpanan barang disesuaikan dengan kondisi dengan memperhatikan :

1. Denah atau tata ruang gudang.

2. Tata letak penempatan rak dan barang dalam rak.

3. Metode penanganan.

4. Alat kerja atau alat angkut.

Mengapa perlu manajemen pergudangan dan apa yang terjadi apabila pergudangan tidak memili sistem yang baik ; 

• Barang tidak jelas keberadaannya
• Barang tidak jelas kepemilikannya
• Barang tidak jelas pemakaiannya
• Barang tidak dalam kondisi baik ( rusak )
• Pergerakan barang sulit
• Gudang terlalu jauh
• Gudang terlalu sempit
• Keselamatan kerja tidak terjamin
  
  Tata cara pemilihan gudang ;

Kontruksi Bangunan (Pondasi Kuat, Lantai Tidak Lembab, Dinding Kuat, Atap Kuat, Berventilasi, Pencahayaan Cukup, Terlindung dari Sinar Matahari Langsung, Ada sekat untuk Office, Saluran Air yang baik)

• Akses Strategis (Memiliki Pintu Besar, Pintu Masuk dan Keluar

Barang yang berbeda, Dekat atau ada jalur untuk menuju Jalan Raya)

• Kapasitas Yang Cukup (Ukuran Gudang yang Luas)

Peralatan pergudangan : 

1. Alat Pengukur ( Timbangan, Penghitung, Meteran)

2. ToolKit (Tang, Obeng, Kunci Baut, Gunting, Sekop, dll)

3. Pemindah Barang (Forklif, Gerobak Sorong, Conveyor, dll)

4. Mesin Generator Listrik , Palet yang baik

5. Tool Wash (Ember, Selang, Ember, Gayung, dll)

6. Tool Clean (Sapu, Pel, Sikat,

7. Tool Office (Almari/Kabinet, ATK, Kalender, Meja, Kursi, dll)

8. APD (Masker, Helm, Sarung Tangan, Sepatu Safety, Baju Kerja) Kotak PPPK

9. Alat Pemadam Api

Perawatan Alat-Alat Pergudangan ,Perawatan dan pemeliharaan gudang yang

efektif adalah dengan:

• Kesesuaian luasan Gudang, Lahan Gudang, Bangunan Gudang, area Parkir alat berat dan kendaraan, alur pintukeluar masuk petugas gudang dan pintu keluar masuk barang wajib dipisahkan.

• Penataan jenis barang yang masuk sesuai dengan zona penyimpanan dan Kebutuhan keluar masuk barang yang urgent digunakan

• Denah Gudang untuk memudahkan kode penataan posisi keluar masuk barang

• Melakukan Stock Opname Barang secara berkala untuk internal Gudang sebaiknya dilakukan setiap bulan

Stock Opname Barang Persediaan

Stock opname, atau sering disebut juga dengan inventarisasi fisik Barang Persediaan adalah proses penghitungan fisik dan verifikasi stok barang atau asset perusahaan secara langsung. Proses stock opname menjadi kunci dalam mengoptimalkan BMN berupa Persediaan dan menjaga akurasi data stok

Langkah-langkah Stock Opname

1.Persiapan untuk Stock Opname: Pertama-tama, kamu harus menyiapkan diri. Siapkan daftar barang yang akan diperiksa, alat penghitung seperti kalkulator, dan catatan untuk mencatat hasil stok opname. Pastikan juga tim yang akan melakukan stok opname sudah siap.

2.Pelaksanaan Stock Opname: Ini adalah langkah di mana kamu benar-benar mulai menghitung barang. Tim kamu akan pergi ke gudang atau toko dan mulai menghitung setiap barang satu per satu. Pastikan tidak ada yang terlewat.

3.Penghitungan Persediaan: Selama penghitungan, catat jumlah barang yang kamu temukan. Misalnya, kamu punya 50 baju merah, 30 sepatu, dan 20 topi.

4.Verifikasi Data dan Penyusunan Laporan: Setelah penghitungan selesai, periksa hasilnya dengan catatan persediaan yang ada di buku. Jika ada perbedaan, coba cari tahu penyebabnya. Akhirnya, buat laporan yang mencatat hasil stok opname, termasuk perbedaan antara jumlah yang ditemukan dengan catatan buku persediaan

Contoh denah gudang :